Glossary

Subscriptions are linked to a user. Each subscription is linked to an event and a frequency to be defined. Information is sent by e-mail at a given frequency, with given criteria (project filters, etc.). Subscription list. Exemple : liste des saisies d’activités, envoyée tous les mois. On retrouve 16 événements pour lesquels on peut programmer un abonnement, et 9 fréquences différentes.

Créés en fonction des besoins, ce sont des champs que l’on retrouve partout dans l’application, qui complètent la description d’un objet. Ils peuvent être utilisé comme axe d'analyse, comme tri dans les états et comme critère de recherche. Les attributs peuvent être de différents types, comme numérique, document, liste, etc. Ils peuvent être obligatoires ou non. Ils se paramètrent dans l’administration. Certains attributs, techniques, sont inhérents à l’application.

Les attributs plateforme peuvent seulement être créés via l’écran Platform.

Ces attributs représentent des constantes nécessaires à l’élaboration de formules par exemple et seront préfixés UP.

Les attributs relatifs aux différents thèmes sont administrés dans Administration > Paramétrage des champs > Attributes.

The analytical axis consists in consolidating budget values.

Within a project, data can be grouped budget by analytical axis. This makes it possible to analyze budgets differently from a envelope budget, a category budget or a project phase.

It can be combined with one of the Catégories. Il est paramétrable comme critère de filtre List of filter criteria

Automations can be set up in the application to automate certain actions considered repetitive or superfluous.

Ces automatisations sont paramétrables dans un projet ou un gabarit de projet. Elles ont une incidence sur plusieurs thèmes comme le planning, les tâches ou les échanges.

A library is a grouping of reports. It can be named as you wish: by theme, by type of analysis... When a report is created, it must be added to one or more libraries.

Représentation d'un nombre de jours pendant lesquels la ressource pourra travailler. Exemple : 22. La capacité est calculée dans l'écran ressource Ressources - Onglet Capacités et coûts ainsi que via un calendrier ressource.

Calendar

There are many different types of calendar, and many different uses. A calendar can be defined for resources, for phases and milestones, and for financial documents.

It is possible to mark days that are worked and days that are not.

💡 For example: we can have a French calendar with public holidays like May 8 or July 14, and create a new calendar specific to Alsace-Moselle, which has additional public holidays. You can also mark all Wednesdays as non-working days.

There are therefore 3 calendar elements:

• the platform calendar, used by default for all platform users, which defines, for example, days not worked as public holidays.
• the hierarchical calendar, a calendar specific to a particular structure
• the resource calendar, a calendar specific to the resource (part-time management, exceptional absences, etc.). The calendar can be adapted by the resource itself, unlike the platform and hierarchical calendars.

Calendrier plateforme

A platform calendar is a calendar that applies to the whole platform: everything that is common to resources/milestones/phases/financial items.

Calendrier hiérarchique Un calendrier hiérarchique s'applique à des ressources d'une hiérarchie. Par exemple, s'il existe une hiérarchie Géographie, alors on pourra associer un calendrier allemand (avec les jours fériés spécifiques) à la valeur de niveau Allemagne de la hiérarchie. Les utilisateurs rattachés à ce niveau de hiérarchie (leurs ressources associées) pourront donc avoir un calendrier adéquat.

To apply it, therefore, we need to work not on applying calendars to users, but on structure link the hierarchical calendar and on structure link resources (mass modification possible). For the calendar to be applied, structure link must be shared (calendar and resource) on the reference structure .

Une catégorie permet de paramétrer une mesure (ressource, budget, indicateur ou risque). La catégorie est obligatoirement liée à une structure de mesure. Les structures sont dans les budgets au global tandis que les catégories sont dans chaque projet. C'est la catégorie qui gère l'affichage : les seuils pour l'affichage des alerteurs de la mesure dans le projet. Catégories (budget) Catégories (resource) Catégories (indicator) Catégories (risque)

Cet écran liste tous les rapports disponibles sur votre plateforme. Ces rapports montrent des données venant des thèmes utilisés dans l’application. Reports

If an estimated date is entered: effective date = Estimated date If a date target is entered: effective date = Date target If neither an estimated date nor a date target is entered for the object: effective date = Project date (For a milestone, "effective date" = "project end date" / For a phase, "effective start date" = "project start date" and "effective end date" = "project end date").

If an estimated date is entered: effective date = Estimated date If a date target is entered: effective date = Date target If neither an estimated date nor a date target is entered for the object: effective date = Project date (For a milestone, "effective date" = "project end date" / For a phase, "effective start date" = "project start date" and "effective end date" = "project end date").

A request is an object containing a need, an idea.... A request can have attachments. Tasks can be created from a request. A project can be created from a request. A workflow can be applied to a request.

This is the set of budget assumptions for the project: low, medium or high. Only one hypothesis can be validated in a version of a plan global budget.

availability is equal to capacity - (remaining work + completed) availability of a resource = capacity - RAFD multiprojet - completed

Permettent de définir les autorisations des rôles pour manipuler et consulter les données. Ils sont séparés comme suit : ACT_CONSULTER : droit de consultation de l’objet ACT_CREER : droit de création de l’objet ACT_MODIFIER : droit de modification de l’objet ACT_UTILISER : droit d’utilisation de l’objet ACT_ACCEDER : droit d’accès à une fonctionnalité La liste des droits de l’application : List of rights

Envelopes can be used to compare the amount allocated with the amount spent.

A envelope is attached to a perimeter: a project can use a budget in the name of a envelope if it belongs to the perimeter of this envelope. Budget envelopes L’enveloppe générale permet de regrouper les enveloppes.

Re-estimation of the total project expenditure or revenue originally defined in the target. estimated varies over time.

Période de 12 mois qui définit l’année comptable. Elle commence au début d'un mois de l'année calendaire.

Périodes - Onglet Exercices

Rapport réunissant les informations d'un projet, d'une phase ou d'un jalon.

Le but de la fiche de synthèse est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus lorsqu'il se trouve sur un projet, une phase ou un jalon, et de l'exporter/imprimer.

Cette fiche peut être au format web Project Phase / Jalon ou document summary sheet (Powerpoint ou Word).

The summary sheet used is defined in the Display from Setting projet ou dans le gabarit de projet Project

Un paramétrage plateforme permet de définir le type de fiche de synthèse projet par défaut et le type de fiche de synthèse phase/jalon par défaut : web or document

Le fiche web :

• peut être visualisée depuis un projet (en-tête projet Project home), since the project review portfolio, Planning...
• est personnalisable via des blocs montrant différentes informations. Il existe des groupes de blocs que vous pouvez paramétrer.

Un filtre permet d’afficher uniquement certaines données, selon des critères. Ces critères sont propres aux thèmes de Project Monitor. Un utilisateur peut définir par défaut le filtre sélectionné lors de sa connexion. Il existe deux types de filtres : statique et dynamique.

• Filtre statique : une liste d'objets fixée manuellement par l'utilisateur, qui ne change que si l'utilisateur la modifie. C’est un filtre enregistré.
• dynamic filter : une liste qui se met à jour automatiquement en fonction de critères prédéfinis (attributs, rattachements…), intégrant de nouveaux objets qui répondent à ces critères. List of filter criteria

Les filtres peuvent être :

• Privés : visibles et utilisables uniquement par leur créateur.
• Publics : accessibles et utilisables par tous les utilisateurs de la plateforme.

Un gabarit de projet est un modèle qui reprend des informations clés : Project

Il est possible de créer un projet à partir de ce gabarit : les projets seront créés de façon harmonisée. Certaines informations saisies dans le gabarit de projet sont recopiées dans le projet créé via ce gabarit.

Le gabarit, une fois créé peut être disponible à la création d'un nouveau projet et/ou à l'insertion de nouveaux éléments dans un projet existant.

Il est possible d'appliquer un gabarit à plusieurs projets à la fois.

template is a useful tool for managing the project lifecycle, in particular via Workflows and Automations

Galilée est le module « Business Intelligence » ou data warehouse de l’application Il comporte un dispositif d’alimentation d’un entrepôt de données. L’entrepôt de données va contenir des données exportées depuis la base de production sur une fréquence à établir (en général, rafraîchissement chaque jour ouvré). Son schéma est organisé pour être facilement exploitable et interrogeable sans avoir besoin de connaissances approfondies sur le modèle. C'est dans Galilée qu'est paramétré l’export des données vers un gestionnaire SQL / outil BI Galilee

Une hiérarchie permet d’organiser la plateforme en regroupant hiérarchiquement des objets (projets, ressources, etc.) ou des utilisateurs. Hierarchies

Enables rights management and localization/partitioning of access to certain objects. For more information, visit structure link.

Exemple : la hiérarchie géographie contient en niveau 1 les continents, en niveau 2 les pays, en niveau 3 les villes.

It is possible to associate a structure with a user group to restrict rights. By default, an object has unrestricted access, but if it is attached to a user group, only users belonging to this group can use the object.

Snapshot A snapshot allows you to take a "photo" of data to remember what happened at a specific moment in time, according to a set of criteria. Périmètres. The scope lets you choose the types of data for which you want to launch a snapshot.

The snapshot saves the values of certain representations at a given moment.

For example, I define my perimeter on the following representations target and estimated for theme Budget . I'll be able to launch my snapshot by adding projects via a filter or by selecting All projects. I'll then be able to visualize the values of these representations for my projects for a given date, and compare them with the values for another date.

milestone is a project progress marker. It tags the project withdeadline dates. It has a status and milestone properties. The milestone feeds theindicator project progress.

Milestones (list)

Les listes sont appelées par les propriétés ou attributs des thèmes projets, ressources, budgets…

Les listes sont administrables uniquement via cet écran Lists.

En revanche, les attributs propres à chaque thème sont administrables dans l’administration > section Paramétrage des champs > Attributes.

A metastatus is a status that can be used in a project, for example, and defines a behavior in the application. Certain screens may or may not be displayed with certain meta-statuses. Workflows are based on these meta-statuses. A metastatus can be used to define a weighting for calculating a project's earned value. It is possible to have a status with several meta-statuses Meta-statuses ⬇️ Assets The project is displayed in the quick search Search The project can appear in the activity entry (if the other conditions are met). Activity entries All data can be entered in the report Draft Meta status used only for Workflow Workflows Pending validation The status project cannot be modified manually; only a workflow can make it evolve. Workflows Framed Meta status used only for integration with an external application: nothing can be modified within the project. On hold Meta status used only for Workflow Workflows Refused Meta status used only for Workflow Workflows Completed Project does not appear in activity entry Activity entries The project does not appear in the quick search field at top right Search All data can no longer be entered Project can be deleted Meta status triggers the closing process Cancelled Meta status for workflow use only Workflows

Page d’accueil Écran défini pour un utilisateur, un projet, un portefeuille… La page d’accueil est composée de blocs personnalisables qui affichent des informations (graphique, liste…). List of homepage blocks

Les blocs sont organisables dans des groupes. Le nombre maximum de groupes de blocs créés est de 5.

Utilisateur ou Plateforme

La page d’accueil utilisateur peut être personnalisée ou venant d'un modèle. Les modèles de pages d'accueil plateforme peuvent être définis pour un utilisateur en particulier, pour un rôle ou pour toute une plateforme. Homepage configuration Platform

Project

A project welcome template is applicable to a project, and is applicable by default for a template project. Project.

Chaque type de projet peut avoir sa propre page d'accueil, avec des informations différentes. Le but de la page d’accueil projet est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus à la consultation d'un projet.

Portfolio

A welcome model portfolio is available at portfolio.

Le but de la page d’accueil portefeuille est de donner à l'utilisateur un accès aux informations qui l’intéresse le plus sur le portefeuille au global et sur les projets qui le composent.

Perimeter The scope defines characteristics that restrict the choice of : - subjects - dates - hierarchies... The scope will be used to produce a snapshot Périmètres Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis Périmètres. The scope lets you choose the types of data for which you want to launch a snapshot.

For example, I define my perimeter on the following representations target and estimated for theme Budget . I'll be able to launch my snapshot by adding projects via a filter or by selecting All projects. I'll then be able to visualize the values of these representations for my projects for a given date, and compare them with the values for another date.

It is this perimeter that defines the information saved in the snapshot. The snapshot saves the values of certain representations at a given time.

Une période désigne un intervalle de temps pour saisir ou consulter des données.

To manage periods : Periods

• Période active : La période la plus récente dans laquelle des saisies peuvent être faites. À chaque fin d’année, lors de l’initialisation de plateforme de décembre, une année supplémentaire est ajoutée pour conserver des années de période active dans le futur d’environ 10 ans.
• Période courante : La période sélectionnée par l'utilisateur pour travailler, qu'il s'agisse de la période actuelle ou d'une période passée, choisie via l'interface ou pour des traitements spécifiques. C’est le cas sur la saisie rétroactive via le sélecteur de période.

Valeur du planifié au titre d’une période du projet. La granularité peut être annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

representation a budget corresponding to the amount of expenses booked (as "Invoiced") representation activity entries

representation a budget corresponding to the amount of booked expenses accumulated since the beginning (as "Invoiced") representation activity entries since inception

Re-estimated = completed cumulated + global RAF It is interesting to compare this re-estimate (what happened on the project) with the target (what was originally planned).

Une ressource est une entité utilisée pour un projet. La ressource est le plus souvent associée à un utilisateur (ressource nommée) mais cela n'est pas obligatoire. Elle représente une mesure de la contribution nécessaire au projet. La ressource porte une capacité : un nombre de jours disponibles pour effectuer une activité.

• Ressource générique : Permet une capacité de travail selon un axe choisi (compétences, équipe, ressource externe à l'organisation). La ressource générique est utilisée lorsque l'identification d'une ressource nommée est impossible ou inutile (en début de projet par exemple, lorsque le besoin d'intervention d'un expert est connu mais le nom de cet expert n'est pas encore identifié)
• Ressource nommée : Attribuée à un utilisateur identifié et suivi pour le projet. Users

The remaining work corresponds to the capacity - the completed For the scheduling of the resources: it is the estimate of the number of working days remaining to the resource to carry out its mission on the project/the phase, as from the date of scheduling

Quantity of work remaining to be done on a phase/a project to which a resource is assigned, which is distributed automatically. The distribution is made on a monthly or daily basis. Smoothed detailed AFR = Overall AFR - Manual detailed AFR RAFDL daily value = (global RAF - RAFDM) / (number of working days of the phase/project for which the resource is scheduled at the time of calculation - number of days for which RAFDM is entered)

Risque Il permet d'alerter sur différents points (financier, ressource, organisation, environnement, technologie...).

Risks can be added to a project and evolve over time. Risks. Les cockpits permettent de visualiser rapidement la criticité du risque, qui se base à la fois sur la gravité mais aussi sur la probabilité. Il est également possible de créer un risque local dans un projet. Ce risque n'apparaîtra pas dans cette liste des risques. Il n'apparaîtra que dans le projet où il a été créé.

Le rôle project permet d'attribuer des rôles à un utilisateur uniquement pour un ou plusieurs projet(s) désigné(s). Il s’acquiert lorsqu'un utilisateur est identifié comme membre d’équipe lors de la création d’un projet Paramétrage - Onglet Equipe. On peut l’attribuer soit depuis l’utilisateur soit depuis le projet. Si l’on doit donner un rôle à un utilisateur pour plusieurs projets, le plus simple est de le faire à partir de l’onglet Roles d’un utilisateur Utilisateurs - Onglet Rôles. Un rôle peut aussi être hiérarchique, s’appliquer à tous les utilisateurs rattachés à un même niveau d’une hiérarchie. Enfin, les rôles sont cumulatifs.

Rupture Configuré comme critère de rupture, un attribut permettra d'organiser une liste en "sous-catégories".

En sélectionnant une période, il est possible de consulter la valeur de certaines données enregistrées chaque mois (météo du projet, réalisé des ressources/budgets).

On le retrouve dans le menu contextuel de Project Monitor pour certains écrans.

ALS On appelle SLA un Service Level Agreement : on s'engage à garantir un certain niveau de service. Voir ALS

dashboard consolidating project portfolio reports 1 dashboard = several blocks consisting of a header and a footer view

Activité fonctionnelle permise par l’application Sur chaque plateforme, les thèmes qui sont déterminés à l’achat sont activés : ressources, risques, budgets, etc.

"Univers Projet" Jargon <> Plateforme Une plateforme contient plusieurs UP Une UP est caractérisée par son url

view

Une vue permet de personnaliser l’affichage d’une page, d’un contenu ou d’un export. Il permet de définir quelles informations sont affichées ainsi que leur mise en forme. Les vues sont disponibles sur de nombreux écrans (liste de projets, tableau des tâches Kanban...) List of view types

Webhook Un webhook est un moyen de notifier une application tierce lorsqu'un événement défini dans Project Monitor survient. Par exemple : vous pouvez déclencher la création d'un espace SharePoint lorsqu'un nouveau projet est créé dans Project Monitor. Voir Webhook Webhooks memo

Workflow representation a sequence of tasks or operations assigned to a person or group of people, moving from one stage to another Workflows

Il est possible de configurer des workflows de validation dans Project Monitor. Pour ce faire, il faut qu’un add-on soit activé.