Glossaire

Les abonnements sont associés à un utilisateur et envoient des informations par e-mail à des moments précis, selon des critères définis (comme les filtres de projets). Par exemple, la liste des saisies d'activités est envoyée chaque mois.

Vous pouvez aussi choisir la fréquence d'envoi des alertes par e-mail parmi 9 options et activer ou désactiver un abonnement à tout moment.

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En savoir plus : Liste des abonnements

Les attributs plateforme peuvent seulement être créés via l’écran Plateforme.

Ces attributs représentent des constantes nécessaires à l’élaboration de formules par exemple et seront préfixés UP.

Les attributs relatifs aux différents thèmes sont administrés dans Administration > Paramétrage des champs > Attributs.

Les automatisations permettent d'automatiser des actions répétitives ou inutiles dans l'application.

Elles peuvent être configurées dans un projet ou un gabarit de projet et affectent des aspects comme le planning, les tâches ou les échanges.

Une automatisation est définie par un événement déclencheur qui permettra d’exécuter une automatisation sur un ou plusieurs projets.

La liste des automatisations n’est pas modifiable. Vous pouvez visualiser la schématisation d’une automatisation en cliquant sur son code.

L’axe analytique consiste à consolider les valeurs budgétaires.

Au sein d'un projet, il est possible de regrouper les données budget par axes analytiques. Cela permet d'analyser les budgets différemment d'une enveloppe budgétaire, d'une catégorie ou des phases d'un projet.

Il peut être associé à l’une des Catégories. Il est paramétrable comme critère de filtre notion://custom_emoji/a24e5d14-db71-48bb-8066-1fd12a27b0c5/12a00e20-3c68-8063-ba13-007a6401ff44Liste des critères de filtres

Authentification SAML2

Le SAML offre la possibilité aux utilisateurs de s’identifier de façon unique aux différentes applications web dont ils disposent.

Dans le modèle SAML, Project Monitor est un fournisseur de service (Service Provider). Vous devez disposer d’un fournisseur d’identité (Identity Provider ou IDP), comme par exemple Okta / Shibboleth ou ADFS – Microsoft Active Directory Federation Services

Une bibliothèque est un regroupement de rapports. On peut la nommer comme l'on souhaite : par thème, par type d'analyse... À la création d'un rapport, il est obligatoire de l'ajouter à une ou plusieurs bibliothèques.

Représentation d'un nombre de jours pendant lesquels la ressource pourra travailler. Exemple : 22. ⚙️ Formule : La capacité est calculée dans l'écran ressource Ressources - Capacités et coûts ainsi que via un calendrier ressource.

Une catégorie permet de paramétrer une mesure (ressource, budget, indicateur ou risque). La catégorie est obligatoirement liée à une structure de mesure. Les structures sont dans les budgets au global tandis que les catégories sont dans chaque projet. C'est la catégorie qui gère l'affichage : les seuils pour l'affichage des alerteurs de la mesure dans le projet. Catégories (budget) Catégories (ressource) Catégories (indicateur) Catégories (risque)

Cet écran liste tous les rapports disponibles sur votre plateforme. Ces rapports montrent des données venant des thèmes utilisés dans l’application. Rapports

Commande en tâche de fond

Une commande en tâche de fond est une commande qui est exécutée en même temps que d'autres actions dans Project Monitor, en "tâche de fond" car elle prend du temps ou des ressources conséquentes.

Exemples de commandes : création de plateforme, export de libellés, rapports, envoi de synthèses, d'états, d'abonnements par e-mail, synchronisation de Galilée)...

Calendrier

Il existe plusieurs types de calendriers et plusieurs usages. Un calendrier peut être défini pour les ressources, pour les phases et jalons et pour les pièces financières.

Il est possible de marquer les jours qui sont travaillés et à l'inverse les jours qui ne le sont pas.

On distingue trois types de calendriers :

• le calendrier plateforme, utilisé par défaut pour l'ensemble des utilisateurs de la plateforme, qui définit par exemple les jours non travaillés comme les jours fériés.
• le calendrier hiérarchique, calendrier spécifique à un périmètre de hiérarchie
• le calendrier ressource, calendrier particulier à la ressource (gestion du temps partiel, absence exceptionnelle...). Le calendrier peut être adapté par la ressource elle-même, contrairement aux calendriers plateformes et hiérarchique.

Calendrier plateforme

Un calendrier plateforme s'applique à toute la plateforme. Il porte les jours non travaillés communs à toutes les ressources, phases, jalons et pièces financières (jours fériés nationaux par exemple).

Calendrier hiérarchique

Un calendrier hiérarchique s'applique à des ressources d'une hiérarchie. Par exemple, s'il existe une hiérarchie Géographie, on peut associer un calendrier allemand (avec ses jours fériés spécifiques) à la valeur de niveau Allemagne. Les utilisateurs rattachés à ce niveau, et les ressources associées, hériteront du calendrier.

Pour qu'il soit appliqué, il suffit que le rattachement soit partagé entre le calendrier et la ressource sur la hiérarchie de référence.

Campagne

Les campagnes vous permettent de collecter automatiquement des données projet auprès des bonnes personnes, sans avoir à les relancer manuellement par email. Elles centralisent la sollicitation, la saisie et le suivi du taux de complétion dans un seul écran.

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

Si une date estimée est renseignée : Date effective = Date estimée Si une date cible est renseignée : Date effective = Date cible Si ni date estimée, ni date cible ne sont renseignées pour l'objet : Date effective = Date du projet (Pour un jalon, "date effective" = "date de fin du projet" / Pour une une phase, "date de début effective" = "date de début du projet" et "date de fin effective" = "date de fin du projet")

Une demande est un objet qui contient un besoin, une idée…. Une demande peut avoir des rattachements. Depuis une demande on peut créer des tâches. Depuis une demande on peut créer un projet. On peut appliquer un workflow à une demande.

Cet écran permet de créer des revues de projet sous la forme d’un diaporama. Pour ce faire, vous pouvez sélectionner des projets facilement et déterminer des paramètres.

Cette revue d'appuie sur le modèle de diaporama créé et associé au portefeuille via l’écran Paramétrage d’un portefeuille : Modèles de diaporama

Il est possible de voir le diaporama en mode brouillon pour tester, ou de créer et démarrer la revue.

Dans la revue, il est possible de :

• voir la tableau de bord de chaque projet (définie dans le modèle de diaporama)
• accéder au projet en un clic
• voir sa fiche projet
• ajouter des commentaires pour chaque projet en bas de l'écran, sous la forme d’échanges ou de tâches.

Datatalk permet d’interroger les données de la plateforme et d’obtenir des résultats sous forme de tableau. Il suffit de choisir :

1. Le thème (par exemple Ressource, Budget ou Indicateur)
2. La période (toutes les périodes d’un coup, ou bien l’évolution au fil du temps)
3. Les informations à afficher (exemple : le reste à faire, le réalisé, le budget engagé, etc.)
4. Le ou les éléments à analyser (en filtrant sur certains projets, budgets, ressources ou indicateurs)

Ensuite, on clique sur Exécuter et Datatalk affiche un tableau avec les données demandées. On peut :

• Enregistrer la commande (la recherche) pour la réutiliser plus tard
• Exporter les données dans un fichier Excel
• Ajouter ce tableau sur d’autres écrans (par exemple la page d’accueil)

C’est donc un moyen rapide et personnalisé pour consulter toutes sortes d’informations, sans avoir besoin de faire des rapports complexes. On choisit simplement les critères et Datatalk s’occupe d’afficher les résultats.

Datatalk est accessible dans un onglet dédié du thème Rapports.

C'est l'ensemble des hypothèses budgétaires du projet : hypothèse basse, medium ou haute. Une seule hypothèse peut être validée dans le cadre d'une version d'un plan budgétaire global.

⚙️ Formule : Disponibilité = capacité - (reste à faire + réalisé) Le calcul est réalisé à partir de la période en cours jusqu’à la fin de la phase. En mode planification manuelle, c’est la valeur mensuelle qui est prise en compte. Le reste à planifier ou le reste à faire global n’ont alors pas d’influence sur la disponibilité.

Permettent de définir les autorisations des rôles pour manipuler et consulter les données. Ils sont séparés comme suit : ACT_CONSULTER : droit de consultation de l’objet ACT_CREER : droit de création de l’objet ACT_MODIFIER : droit de modification de l’objet ACT_UTILISER : droit d’utilisation de l’objet ACT_ACCEDER : droit d’accès à une fonctionnalité La liste des droits de l’application : Liste des droits

La comparaison entre le montant alloué et au montant dépensé est possible via les enveloppes.

Une enveloppe est rattachée à un périmètre : un projet peut utiliser un budget au nom d'une enveloppe s'il appartient au périmètre de cette enveloppe. Enveloppes budgétaires L’enveloppe générale permet de regrouper les enveloppes.

Épingle

Les épingles permettent d’accéder rapidement à trois éléments sous forme de raccourcis : Saisies d'activités, Centre de connaissances et Favoris.

Les éléments épinglés sont toujours visibles en haut à droite de l’écran, quelle que soit la page affichée, offrant un accès rapide en un clic. Vous pouvez également y accéder via le menu principal. Vous avez le choix d’épingler ou de désépingler des éléments selon vos préférences, aucun droit n’est requis.

Ré-estimation du montant total des dépenses ou des recettes du projet qui avait initialement été défini dans la cible. L’estimé varie dans le temps.

Période de 12 mois qui définit l’année comptable. Elle commence au début d'un mois de l'année calendaire.

Périodes - Onglet Exercices

Un filtre permet d’afficher uniquement certaines données, selon des critères. Ces critères sont propres aux thèmes de Project Monitor. Un utilisateur peut définir par défaut le filtre sélectionné lors de sa connexion. Il existe deux types de filtres : statique et dynamique.

• Filtre statique : une liste d'objets fixée manuellement par l'utilisateur, qui ne change que si l'utilisateur la modifie. C’est un filtre enregistré.
• Filtre dynamique : une liste qui se met à jour automatiquement en fonction de critères prédéfinis (attributs, rattachements…), intégrant de nouveaux objets qui répondent à ces critères.

Les filtres peuvent être :

• Privés : visibles et utilisables uniquement par leur créateur.
• Publics : accessibles et utilisables par tous les utilisateurs de la plateforme.

Formulaire Vue dans laquelle on peut éditer des attributs spécifiques d’un projet Formulaire. Un formulaire sert à décrire un projet, notamment avec des attributs projet Projet, eux-mêmes gérés dans des groupes.

Il est possible d'ajouter plusieurs formulaires dans un projet et de changer leur ordre via Paramétrage : Affichage des formulaires.

Un formulaire peut également être ajouté dans un gabarit de projet (de création ou de duplication) Projet

Un gabarit de projet est un modèle qui reprend des informations clés : Projet

Il est possible de créer un projet à partir de ce gabarit : les projets seront créés de façon harmonisée. Certaines informations saisies dans le gabarit de projet sont recopiées dans le projet créé via ce gabarit.

Le gabarit, une fois créé peut être disponible à la création d'un nouveau projet et/ou à l'insertion de nouveaux éléments dans un projet existant.

Il est possible d'appliquer un gabarit à plusieurs projets à la fois.

Le gabarit est utile pour gérer le cycle de vie des projets, notamment via les Workflows et Automatisations

Galilée est le module « Business Intelligence » ou data warehouse de l’application Il comporte un dispositif d’alimentation d’un entrepôt de données. L’entrepôt de données va contenir des données exportées depuis la base de production sur une fréquence à établir (en général, rafraîchissement chaque jour ouvré). Son schéma est organisé pour être facilement exploitable et interrogeable sans avoir besoin de connaissances approfondies sur le modèle. C'est dans Galilée qu'est paramétré l’export des données vers un gestionnaire SQL / outil BI Galilée

Le statut du projet permet de définir l'étape qui lui est associé dans le cycle de vie du projet. On leur donnera des libellés comme En cours, Validé, Archivé, etc., afin d'être reconnu par les utilisateurs et de refléter un sens métier.

Les méta-statuts ⬇️

Actif Le projet est affiché lors de la recherche rapide Recherche Le projet peut apparaître dans la saisie d’activités (si les autres conditions sont réunies) Saisies d'activités Toutes les données sont saisissables dans le rapport Brouillon Méta statut utilisé uniquement pour les workflows Workflows En attente de validation Le statut du projet n’est pas modifiable manuellement, seul un workflow va pouvoir le faire évoluer Workflows Cadré Méta statut utilisé uniquement dans le cadre de l’intégration avec une application externe : les caractéristiques du projet seront verrouillées. En suspens Méta statut utilisé uniquement pour les workflows Workflows Refusé Méta statut utilisé uniquement pour les workflows Workflows Terminé Le projet n’apparaît pas dans la saisie d’activité Saisies d'activités Le projet n’apparaît pas dans le champ de recherche rapide en haut à droite Recherche Toutes les données ne sont plus saisissables Le projet peut être supprimé Méta statut qui déclenche le processus de clôture Annulé Méta statut servant uniquement pour le workflow Workflows

Périmètre Le périmètre définit des caractéristiques qui restreignent au choix :  - sujets - dates - hiérarchies... Le périmètre sera employé pour produire un instantané Périmètres Un instantané permet de réaliser une "photo" de données pour se rappeler de ce qu'il s'est passé à un instant précis Périmètres. Le périmètre permet de choisir les types de données pour lesquelles on souhaite lancer un instantané.

Par exemple, je définis mon périmètre sur les représentations Cible et Estimé pour le thème Budget. Je vais pouvoir lancer mon instantané en ajoutant des projets via un filtre ou en sélectionnant Tous les projets. Je vais pouvoir ensuite visualiser les valeurs de ces représentations pour mes projets pour une date définie et les comparer avec les valeurs d'une autre date.

C'est ce périmètre qui définit les informations sauvegardées dans l'instantané. L'instantané permet de sauvegarder les valeurs de certaines représentations à un moment donné.

Les pièces financières permettent de détailler le contenu des saisies d’une ligne budgétaire.

Un plan budgétaire sert à préparer le budget d’un projet pour un ou plusieurs exercices. Il est lié à une catégorie de budget Catégories et contient au moins une version budgétaire.

Le chef de projet crée une demande de budget en choisissant une version du plan. Il peut saisir des montants selon trois hypothèses (haute, médium, basse). Une seule peut être validée.

Des documents et commentaires peuvent être ajoutés si nécessaire.

Une fois l’hypothèse validée (Validé), le montant accordé peut être réparti entre les phases du projet.

Utilisation dans l’espace projet

Les plans budgétaires sont utilisés dans l’onglet Demander.

Les colonnes Brouillon, A valider et Validé indiquent le nombre de projets utilisant chaque version. En cliquant sur ce nombre, on accède à la liste des projets filtrée par statut.

Même sans montant saisi dans une hypothèse, le projet est compté dans la colonne Brouillon.

Les plans budgétaires peuvent être exportés. Plans budgétaires

Tout portefeuille comporte ses rapports, sa revue de projets et son tableau de bord.

Une période désigne un intervalle de temps pour saisir ou consulter des données.

Pour gérer les périodes : Périodes

• Période active : La période la plus récente dans laquelle des saisies peuvent être faites. À chaque fin d’année, lors de l’initialisation de plateforme de décembre, une année supplémentaire est ajoutée pour conserver des années de période active dans le futur d’environ 10 ans.
• Période courante : La période sélectionnée par l'utilisateur pour travailler, qu'il s'agisse de la période actuelle ou d'une période passée, choisie via l'interface ou pour des traitements spécifiques. C’est le cas sur la saisie rétroactive via le sélecteur de période.

Toutes les phases créées, sur tous les projets, se retrouvent dans la liste des phases Phases

Une phase peut être la mère d'une autre phase, qui est donc une sous-phase.

Les tâches et les échanges peuvent être rattachés à des phases ou à des jalons : c'est une dépendance

Valeur du planifié au titre d’une période du projet. La granularité peut être annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

Le prévisionnel restant cumulé est une représentation pour les ressources, qui permet de piloter l'allocation de ressources. Il correspond au prévisionnel du dernier mois qui a passé l’initialisation de période. Ce mois doit obligatoirement être contenu dans le choix de la période affichée dans le plan capacitaire.

Le prévisionnel fonctionne avec un taux de prévision (q).

⚙️ Formule : q = (somme des prévisionnels répartis des projets/phases auxquels la ressource est affectée) / capacité

Population

Une population, c’est ce qu’un objet peut contenir.

Par exemple, un projet porte des ressources, des rattachements hiérarchiques ou encore des rôles. Ces trois éléments sont considérés comme des populations de l’objet PROJET.

Pour avoir la liste d’une population de l’objet, il faut d’abord insérer un tableau dans la diapositive PowerPoint modèle ou dans le fichier Word modèle.

Une ressource est une entité utilisée pour un projet, elle porte une capacité : un nombre de jours disponibles pour effectuer une activité, et elle peut donc être associée à un coût.

Une ressource peut être associée à un certain niveau hiérarchique, elle peut aussi porter un profil (architecte, chef de projet, développeur…), et un genre (interne, externe…)

Deux types de ressources existent :

• Ressource nommée : Attribuée à un utilisateur identifié et suivi pour le projet. Utilisateurs La plupart des ressources nommées sont créées automatiquement lors de la création de l'utilisateur. Il peut arriver que la création doive se faire a posteriori, dans ce cas il faut savoir que ce qui associe l'utilisateur à la ressource est le CODE.
• Ressource générique : Permet une capacité de travail selon un axe choisi (compétences, équipe, ressource externe à l'organisation). La ressource générique est utilisée lorsque l'identification d'une ressource nommée est impossible ou inutile (en début de projet par exemple, lorsque le besoin d'intervention d'un expert est connu mais le nom de cet expert n'est pas encore identifié)

Risque Il permet d'alerter sur différents points (financier, ressource, organisation, environnement, technologie...).

Les risques peuvent être ajoutés dans un projet et évoluent au cours du temps. Risques. Les cockpits permettent de visualiser rapidement la criticité du risque, qui se base à la fois sur la gravité mais aussi sur la probabilité. Il est également possible de créer un risque local dans un projet. Ce risque n'apparaîtra pas dans cette liste des risques. Il n'apparaîtra que dans le projet où il a été créé.

Tableau comparatif des types de rôles

• Les rôles sont cumulatifs : un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles de différents types. Les droits s’additionnent.
• Rôle général prioritaire : si un rôle général accorde plus de droits que les rôles projet ou hiérarchique, ces derniers deviennent indicatifs.
• Les objets non rattachables sont entièrement visibles dès qu’un droit leur est accordé, peu importe le type de rôle.

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées cumulées depuis le début du projet (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités depuis le début du projet/phase

⚙️ Formule : Réestimé = Réalisé cumulé + RAF global Il est intéressant de comparer ce réestimé (ce qu'il s'est passé sur le projet) à la cible (ce qui était prévu au départ)

⚙️ Formule : RAF = capacité - le réalisé Pour la planification des ressources : c'est l'estimation du nombre de jours de travail restant à la ressource pour réaliser sa mission sur le projet/la phase, à compter de la date de planification

Quantité de travail restant à faire sur une phase/un projet sur lequel/laquelle une ressource est affectée, qui est répartie automatiquement. La répartition est effectuée sur les mois ou les jours. ⚙️ Formule : RAF détaillé lissé = RAF global - RAF détaillé manuel ⚙️ Formule : Valeur quotidienne du RAFDL = (RAF global - RAFDM) / (nombre de jours ouvrés de la phase/du projet pour le calendrier de la ressource au moment du calcul - nombre de jours pour lesquels du RAFDM est saisi)

Reste à planifier Représentation utilisée uniquement en mode planification manuelle pour les ressources. ⚙️ Formule : Reste à planifier = Reste à faire - (∑ reste à faire réparti).

Rupture Configuré comme critère de rupture, un attribut permettra d'organiser une liste en "sous-catégories".

• Définir un cadre (dates, charges, budget)
• Identifier les bons projets et les bonnes demandes à intégrer au portefeuille, au regard du cadre
• Sélectionner/désélectionner dynamiquement des projets et demandes
• Vérifier visuellement l’adéquation entre les projets sélectionnés et le cadre
• Ajuster dynamiquement la planification macro des projets et demandes du portefeuille et voir dynamiquement l’impact sur le cadre
• Créer un portefeuille à partir d’un scénario valide
• Les scénarios de portefeuille sont accessibles via un droit hiérarchique

SLA On appelle SLA un Service Level Agreement : on s'engage à garantir un certain niveau de service. Voir SLA

En sélectionnant une période, il est possible de consulter la valeur de certaines données enregistrées chaque mois (météo du projet, réalisé des ressources/budgets).

On le retrouve dans le menu contextuel de Project Monitor pour certains écrans.

Saisie d’activités

La saisie d’activité réalisée par les utilisateurs permet de visualiser l'ensemble des charges sur un projet ou une phase. Il s'agit de toutes les heures ou tous les jours (selon paramétrage) saisis par l’utilisateur. Tout est consolidé au niveau de la ressource associée à l’utilisateur sur le projet.

La saisie d'activité saisie est ajoutée dans le thème Ressources du projet une fois sommée au mois, en représentation Réalisé. Il est donc possible de comparer cette représentation avec la Cible renseignée à la création du projet.

Il existe une liste des saisies d’activités de tous les utilisateurs : Saisies d'activités

L’accès à la saisie d’activité peut être épinglé en haut à droite de l’écran Épingles.

Tableau de bord consolidant les rapports de portefeuilles de projets 1 tableau de bord = plusieurs blocs composés d’un en-tête et d’une vue

Activité fonctionnelle permise par l’application Sur chaque plateforme, les thèmes qui sont déterminés à l’achat sont activés : ressources, risques, budgets, etc.

Les tâches sont les actions à mener pour le projet (ou un objet du planning), elles peuvent être assignées à des utilisateurs, avoir une date limite, un statut, un type, etc.

Il est possible de visualiser toutes les tâches de la plateforme via Tâches, toutes les tâches d’un projet via Tâches, ou bien mes tâches Mes tâches

Il est possible de faire apparaître les tâches dans des blocs de tableau de bord :Liste des tâchesVos tâches à faire

"Univers Projet" Jargon <> Plateforme Une plateforme contient plusieurs UP Une UP est caractérisée par son url

Webhook Un webhook est un moyen de notifier une application tierce lorsqu'un événement défini dans Project Monitor survient. Par exemple : vous pouvez déclencher la création d'un espace SharePoint lorsqu'un nouveau projet est créé dans Project Monitor. Voir Webhook Mémo Webhooks

Workflow Représentation d’une suite de tâches ou d’opérations assignées à une personne ou à un groupe de personnes en passant d’une étape à une autre Workflows

Il est possible de configurer des workflows de validation dans Project Monitor. Pour ce faire, il faut qu’un add-on soit activé.