Saisie d’activités

Users can enter activity data to view all workloads on a project or phase. These are all the hours or days (depending on settings) entered by the user. Everything is consolidated at the level of the resource associated with the user on the project.

La saisie d'activité saisie est ajoutée dans le thème Resources du projet une fois sommée au mois, en représentation completed. It is therefore possible to compare this representation with the target entered when the project was created.

Il existe une liste des saisies d’activités de tous les utilisateurs : Activity entries

L’accès à la saisie d’activité peut être épinglé en haut à droite de l’écran Pins.

Pour les budgets : représentation correspondant au montant des dépenses comptabilisées (comme "mandaté") Pour les ressources : représentation des saisies d'activités

⚙️ Formule : RAF = capacité - le réalisé Pour la planification des ressources : c'est l'estimation du nombre de jours de travail restant à la ressource pour réaliser sa mission sur le projet/la phase, à compter de la date de planification

Filter

On peut avoir un filtre All projects or a filter that works with criteria.

Ce bouton permet de retrouver facilement les éléments que vous cherchez. Il est possible d’utiliser un filtre déjà enregistré (privé ou public) ou d’utiliser des critères de filtre précis.

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Une fois sélectionné, un filtre reste actif tant qu’il n’est pas désélectionné par l’utilisateur. Lorsque l'on se déconnecte, si un filtre était actif à la déconnexion, il le sera encore à la prochaine connexion.

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Read more : List of filter criteria

Modify density

Choice between Normal and High. Avec une densité élevée, plus de feuilles de saisies pourront apparaître dans la liste (sans changer de page). Les lignes apparaîtront plus fines qu'avec une densité normale.

Export

Ce bouton permet de télécharger instantanément un fichier .xlsx contenant :

• the Wording of the resource
• les différentes semaines de la période sélectionnée (sélecteur de période) avec les saisies de completed
• the completed de la ressource par semaine
• the capacity of the resource for the selected period

Submit in bulk

By ticking several activity entries, you can submit them en masse. These entries must be status : Draft

Refuse en masse

Ce bouton permet au responsable ou gestionnaire de ressources de refuser des feuilles de saisie d'activités au statut Submitted.

The status on the timesheet sheet (top left) changes from Submitted à Refused. Une notification par e-mail est envoyée à la ressource pour qu’elle puisse réaliser des modifications et soumettre la saisie d’activité à nouveau.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Mass validation

This button enables the manager or resource manager to mass-validate activity entry sheets on the status Submitted. Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Submitted à Validated.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Modify density

Choice between Normal and High. Avec une densité élevée, plus de feuilles de saisies pourront apparaître dans la liste (sans changer de page). Les lignes apparaîtront plus fines qu'avec une densité normale.

Working week

En cliquant sur ce bouton, alors le samedi et le dimanche n'apparaîtront plus dans la feuille de saisie.

Les jours décrits comme non travaillés dans le calendrier de la ressource (du lundi au vendredi) resteront apparents dans la feuille. Calendars

Week

En cliquant sur ce bouton, alors le samedi et le dimanche apparaîtront dans la feuille de saisie. Ce bouton est disponible dans le contextual menu de la feuille de saisie d'activités, si la semaine affichée est la semaine de travail.

View by month

Ce bouton permet de visualiser la feuille de saisie d'activités au mois Saisies d'activités - Feuille de saisie d'activités (mois)

Ce bouton est disponible dans le contextual menu de la feuille de saisie d'activités.

period previous

Il est possible de passer d'une période à une période précédente en cliquant sur ce bouton. La période courante sera donc modifiée dans le Period selector - Retroactive mode

period next

Il est possible de passer d'une période à une période suivante en cliquant sur ce bouton. Il n'est pas possible d'accéder à la période suivante si la période courante est la période active. La période courante sera donc modifiée dans le Period selector - Retroactive mode

Fold

To the left of a project line, this button folds the phases belonging to the project. To the left of a break line, use this button to fold the projects and phases contained in this break.

Cela modifie uniquement l'affichage. Une fois l'élément plié, il est possible de le déplier.

Unfold

To the left of a project line, this button unfolds the phases belonging to the project. To the left of a break line, this button unfolds the projects and phases contained in this break.

Folding a level

Ce bouton permet de plier un niveau de lignes : phases et projets. Seules les ruptures seront visibles bien que tout soit plié. Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Unfold a level

Ce bouton permet de déplier un niveau de lignes : projets et phases. Seules les ruptures seront visibles bien que tout soit plié. Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Unfold all

Ce bouton permet de déplier toutes les lignes : ruptures, projets et phases ajoutés à la feuille de saisie d'activité. Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Fold everything

Ce bouton permet de plier toutes les lignes : ruptures, projets et phases ajoutés à la feuille de saisie d'activité.

Ce bouton est accessible depuis la ligne d'en-tête de feuille de saisie d'activité, à gauche.

Suggest the remaining work

This button is used to show/display the remaining work for each day and each project/phase : it appears in grey on each box where remaining work has been planned. schedule the remaining work

Inform when work is finished

This button sends an e-mail to the resources assigned to this phase, notifying them of the end of work for the resource associated with the logged-in user.

Planning

This button links to theme Planning in the project area of the timesheet sheet line. Planning Ce bouton est accessible depuis le menu contextuel d'une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activité.

Export

Ce bouton permet de télécharger instantanément un fichier .xlsx contenant :

• the Wording du projet et de la phase
• les différents jours de la semaine sélectionnée (de la période sélectionnée Period selector - Retroactive mode) avec les saisies de réalisé
• le total de completed pour chaque jour de la semaine : somme des saisies sur les projets et phases
• the completed de la ressource par semaine
• the completed de la ressource par mois
• the remaining work of the resource

Contextual information

Une info-bulle est présente au survol d'un projet ou d'une phase ajouté(e) à la feuille de saisie d'activité. Pour les projets, il est possible de voir : son statut, sa date de début, sa date de fin et sa description ainsi que les attributs projets ajoutés dans la vue Pour les phases, il est possible de voir : sa phase parente, son responsable, son statut, son début cible, sa fin cible et son message ainsi que les attributs phase/jalon ajoutés dans la vue.

Add

Ce bouton permet d'accéder à un moteur de recherche pour ajouter des phases à sa feuille de saisie d'activités. Les projets sont par principe ajoutés automatiquement, avec toutes les phases auxquelles la ressource est affectée et qui ont démarré.

Save

Permet de valider vos modifications. Cela peut vous rediriger vers la page précédente sur certains écrans.

Adding notes

Notes can be added to the activity entry sheet to provide more information on the activity performed.

Ce bouton est disponible sur chaque ligne de la feuille de saisie d'activité.

A window showing the phase / project entry for the week currently being entered appears.

Visit Date shows you the day of the week on which to add notes, as well as a Load if not already seized.

The field Comment allows you to add information about the desired date.

The week displayed is the one displayed before clicking on Adding notes. To change it, if you have not entered anything, click on Canceland click on Apply if you want to save what was already entered.

It is possible to Close one day to reduce its size in the window and stop editing it. It is then possible to Edit again.

Once the fields have been filled in Cancel or Apply

Edit

This button allows the manager or resource manager to modify an activity entry sheet in the status Submitted. The status on the timesheet sheet (top left) changes from Submitted à Draft (after registration)

Remove

Ce bouton permet de retirer une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activités.

Une fenêtre de confirmation s’affichera, il vous faudra confirmer le retrait de cette phase dans votre saisie. Ce bouton est accessible depuis le contextual menu d'une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activité.

Add all phases

Ce bouton permet d'ajouter les autres phases du projet qui est déjà ajouté à la feuille de saisie d'activité. Ce bouton est accessible depuis le contextual menu d'une phase déjà ajoutée à la feuille de saisie d'activité.

Submit

The status on the timesheet sheet (top left) changes from Draft à Submitted.

Votre responsable pourra ensuite Validate or Refuse cette saisie.

Validate

This button allows the manager or resource manager to validate an activity entry sheet at the status Submitted. Le statut de la feuille de saisie d'activité (en haut à gauche) passe de Submitted à Validated.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Une alerte s'affiche : la feuille de saisie d'activités ne sera ensuite plus modifiable.

Refuse

This button allows the manager or resource manager to reject an activity entry sheet at any time. status Submitted.

The status on the timesheet sheet (top left) changes from Submitted à Refused.

Cette action est possible pour les feuilles de saisies d'activités de ressources rattachées au même niveau de hiérarchie que le responsable.

Une fenêtre s'affiche : une notification par e-mail à la ressource doit être réalisée afin que des modifications soient apportées à la feuille de saisie d'activités. Si la ressource modifie à nouveau sa feuille de saisie d’activité, elle repassera au statut Draft.

Il est possible de cocher/décocher les notes saisies sur des jours et des phases afin d'aider la ressource à savoir quelles saisies doivent être modifiées.

Disable

This button allows a platform administrator to invalidate an activity entry sheet on the platform. status Validated. The aim is to be able to modify the sheet again (comment or entry of completed). After modifications, the data entry sheet will regain its status Draft The status on the timesheet sheet (top left) changes from Validated à Submitted.