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Table of contents

1. Introduction

Ce document présente la procédure pour la mise en place de liens entre un espace projet Project Monitor et un site associé SharePoint. Voici les exemples de liens illustrés dans ce document:

• Un lien Planning dans le site SharePoint : il permet d'accéder au planning du projet dans Project Monitor depuis le site SharePoint.
• Un lien SharePoint dans l'entête du projet de Project Monitor : il permet d'accéder au site SharePoint du projet depuis l'espace projet Project Monitor.
• Un lien entre une phase de Project Monitor et le dossier associé dans le site SharePoint : il permet, à partir d'une phase, d'accéder au dossier SharePoint pour ajouter un document.

2. Paramétrage dans SharePoint

2.1 Creating a site

1. Se rendre dans SharePoint, sur la page d’accueil générale, cliquer sur Créer un site.
2. Choisissez Site d’équipe afin de partager des documents avec les membres de votre équipe.
3. Ajouter le nom du projet correspondant à votre projet dans Project Monitor.

The site has been created, and you're now on its home page.

4. Supprimer tous les blocs qui sont par défaut sur la page d’accueil et conserver uniquement le bloc Documents.
5. Republier le site.

2.2 Customizing the site

Once the site has been created, start customizing and formatting it. The aim is to add the main themes that make up your project to the left-hand menu, where you'll be able to add documents (e.g. Planning, Budget, Tasks, Exchanges, documents, etc.).

1. Pour cela, aller sur le menu déjà existant sur la partie gauche de votre site et cliquer sur Modifier.
2. Sur la droite de chaque thème existant, en cliquant sur “...”, vous pouvez supprimer, modifier ou déplacer le thème sélectionné. Supprimez les thèmes qui ne vous intéressent pas.
3. En survolant les thèmes, une croix apparaît pour ajouter un nouveau thème. Ajoutez autant de thèmes que vous souhaitez. En cliquant sur le +, une fenêtre s'ouvre.
4. Ajouter le nom du thème, par exemple : Planning.
5. Cliquer sur OK.
6. Republier le site.

2.3 Creating folders

Create your folders and the nomenclature you want to add documents to.

1. Pour créer un dossier, cliquer sur Nouveau puis sur Dossier et entrer le nom du dossier, par exemple : « Planning »
2. Create your folder.
3. Republish the site.

Within the "Planning" folder, create a subfolder that corresponds to the phases of your project planning, such as a subfolder named "Cadrage". In this way, a document added to phase "Cadrage" in your schedule will be visible here in the "Planning" → "Cadrage" folder.

1. Pour cela, cliquer sur Nouveau puis sur Dossier.
2. Enter the name of your phase, for example: "1 - Framing".
3. Create your folder.
4. Do this for all phases of your planning.

When naming your phases, add a number to ensure that the order of the phases is respected.

5. Republish the site.

3. Paramétrage dans Project Monitor

3.1 Creating a attribute

1. Se connecter à Project Monitor.
2. Via le menu principal, cliquer sur Administration > Paramétrage des champs > Attributes > Project.
3. Cliquer sur le bouton Ajouter, en haut à droite pour créer un nouvel attribut.
4. Give this attribute a name: "Sharepoint", then a code, a description, etc.
5. Complete the creation form with the other fields to be filled in (order, group, form etc.).
6. Dans le champ Thème, choisir Projet car c’est un attribut qui sera visible dans les espaces projets.
7. Dans le champ Type, choisir Document car c’est un attribut dans lequel nous allons coller un lien URL.
8. Save.

3.2 Setting the view "Project header" parameter

1. Via le menu principal, aller dans Administration > Paramétrage des modèles > Vues.
2. Utiliser les filtres pour rechercher la vue utilisée en en-tête dans votre projet Project header (pour le savoir, se rendre dans votre projet → dans Paramétrage → Affichage → voir le nom de la vue utilisée dans « Entête projet »).
3. Open the relevant view .
4. Se rendre dans la rubrique Affichage.
5. Dans Attributs projet, cliquer sur le crayon d’édition pour afficher la liste des attributs et en ajouter un nouveau.
6. Selectattribute "Sharepoint".
7. Enregistrer la vue.

3.3 Addingattribute "SharePoint" to the project

1. Visit your project.
2. Via le menu, se rendre dans Formulaires, et cliquer sur le formulaire souhaité.

• Ifattribute "Sharepoint" is not in form :
1. Cliquer sur le menu principal, puis Administration > Paramétrage des modèles > Vues.
2. Retrouver la vue form (vous pouvez ajouter un filtre : type de vue = Formulaire)
3. Click on view to open it.
4. Se rendre dans la rubrique Groupe d'attributs projet.
5. Cliquer sur Ajouter
6. Select theattribute group in theattribute "Sharepoint" has been assigned.
7. Enregistrer la vue
• Ifattribute "Sharepoint" is in a form that is not displayed, then add it to the project:
1. Cliquer sur le paramétrage du projet, puis sur l’onglet Affichage.
2. Dans le champ Formulaires, sélectionner le formulaire manquant.
3. Save.

4. Setting up links

4.1 Créer le lien SharePoint dans l'entête Project Monitor

1. Dans mon espace projet, via le menu, se rendre dans Formulaires.
2. Selectattribute "Sharepoint" and edit it.

A window opens, prompting you to add a document or add a URL link.

1. Aller dans le site SharePoint que vous avez créé à l’étape 2.1 « Créer un site » ci-dessus et copier l’URL de la page.
2. Puis, de retour sur Project Monitor, dans l’édition de votre attribut, coller ce lien URL dans la ligne Entrez une URL.
3. Save.
4. Return to the project home page.
5. Click on "Sharepoint" in your project header.
6. Vous êtes directement dirigé vers le site SharePoint que vous avez créé dans l’étape 2.1 « Créer un site »

4.2 Creating the link to the schedule in the SharePoint site

Au sein de votre site SharePoint vous avez créé dans le menu de gauche des thèmes. Pour chaque thème, ajouter un lien qui pointe vers celui-ci au sein de votre espace de projet sur Project Monitor. Prenons le thème « Planning » en exemple.

1. Sur Project Monitor, aller dans le planning du projet et copier le lien URL de celui-ci.
2. Dans SharePoint, dans le menu de gauche, cliquer sur Modifier.
3. Cliquer sur le menu contextuel « … » du thème Planning et modifier le thème.
4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, coller le lien URL dans l’espace appelé Adresse.
5. Cliquer sur OK.
6. Republish the site.

Faites ainsi pour les autres thèmes. Depuis SharePoint en cliquant sur un thème vous serez renvoyé directement sur le thème concerné de votre projet dans Project Monitor.

4.3 Creating a link to phase in a SharePoint folder

Au sein de votre site SharePoint vous avez créé des dossiers dans lesquelles seront ajoutés vos documents. Ces dossiers correspondent aux thèmes de votre projet dans lequel vous ajouterez des documents. Au sein de votre site SharePoint vous avez créé un dossier appelé « planning » dans lequel vous avez des sous-dossiers qui correspondent aux phases de votre projet. Pour chaque sous dossier, vous pouvez faire le lien avec la phase concernée dans votre planning Gantt de Project Monitor.

1. Pour cela, ouvrir le dossier Planning puis le sous dossier 1 - Cadrage par exemple.
2. Cliquer sur le menu contextuel « … » situé à droite de Charger.
3. Cliquer sur Copier le lien.
4. Republish the site.
5. Se rendre dans Project Monitor dans le planning de votre projet.
6. Double cliquer sur la phase “Cadrage”
7. Aller dans l'onglet Document.
8. Dans la ligne Livrable, coller l'URL qui pointe vers la phase concernée de votre site SharePoint.
9. Appliquer. Faire ainsi avec les autres phases de votre planning. Désormais, vous pouvez ajouter un document dans la phase « Cadrage » de votre planning simplement grâce au lien effectué avec votre espace SharePoint.
10. Go to phase and double-click to enter the edit mode.
11. Go to the " Document " tab and click on the link under "Deliverable".

You are redirected on SharePoint to the subfolder corresponding to your phase.

12. Click on "Upload" to add a file or folder.
13. Effectuer la même manipulation à chaque fois que vous souhaitez ajouter un document sur une phase de votre projet dans Project Monitor.