Ce mémo décrit l'import de projets par fichier Excel®. C'est l'une des 3 méthodes de création de projet dans 
Project Monitor, avec la création via l'interface et les webservices.
Manual import is performed in 
Administration > Data administration > Imports > 
Projects.
To track progress : Administration > Advanced settings > Technical configuration > 
Background commands une commande en tâche de fond.
‣
‣
Rights required : 
Synchronize projects
Accepted file format :
- .xls
- .xlsx
It is impossible to create projects by import if the settings generate automatic codes.
Global configuration - ‣
An error message will be displayed:
"ERROR - Project import not possible on a platform configured for automatic project code generation"
If your import is completed in manual mode, then you can suspend this setting to enable the import.
Structure du fichier d’import
Le fichier d’import Excel® permet la création des éléments d’identification du projet, leur structure, les objets des thèmes planning, ressource, budget, indicateur. Il permet d’initier les valeurs sur :
- Identity (name, description, start/end date, CP, ...)
- structure link in hierarchies
- Different values for different attribute fields
- Project teams
- Project phases and milestones
- Indicators and their values
- Les budgets avec leurs valeurs – pour des imports budgets avancés (enveloppe, pièce financière, …) voir les chapitres dédiés (import enveloppe ; import pièce financière ; synchronisation budget).
- Les ressources du projet avec leur valeurs – pour des imports avancés, voir les chapitres dédiés (import saisie activité ; import planifié ; import des ressources).
Règles de mise en forme
Les dates doivent être au format jj/mm/aaaa, quelle que soit la langue de l’utilisateur. Le format de cellule doit être de type date, avec un paramètre régional France.
Certains réglages restent à faire directement dans l’interface après l’import (vue associée, logo, fichiers, …).
Nommage des onglets
Règles :
- La première ligne de chaque onglet contient les noms de colonnes, elle n’est pas importée.
- Un onglet par type de donnée.
- Pas de ligne vide.
Chaque onglet doit être préfixé selon son contenu :
Préfixe | Contents | Suffixe -DIFF pour mise à jour |
PRJ- | Identification du projet (obligatoire) | No |
RAT- | Rattachement dans les hiérarchies | Yes |
EQU- | Project team | Yes |
ATT- | Attributes | No |
PLA- | Planning (phases, jalons) | No |
BUD- | Budgets | No |
RES- | Resources | No |
IND- | Indicators | No |
PLAN | Planifié réparti des indicateurs | No |
TAC- | Tâches associées au projet | No |
Advice / Procedure
Nous vous conseillons de procéder comme suit pour la réalisation d’un import :
- Création de l’ensemble des hiérarchies
- Création de l’ensemble des attributs
- Création de l’ensemble des utilisateurs
- Création des types de phases importées
- Création des mesures UP budgets et ressources importées
- Create Excel® import file
- Check that no project has an identical code to one of the projects to be completed
- Import Excel® file
- If necessary, update project detailsmilestone, schedule, etc.)
Onglet PRJ-Projet
Règles particulières :
- One line per project
- It is possible to modify a project. In this case, it must be identified by its code.
If you'd like to make an import modification, take all the data (via a project export, for example), and enter them in the right columns.
Enter new values for the values to be modified.
If a value is empty in the import (first tab), it cannot replace the previous value already in the application.
Column | Code Projet\* | Libellé Projet\* | project manager | status | Start date | End date | Description | Father project code | remaining work work smoothing start date |
Description | Project identification code
Text column type | Project label displayed | Identifying the project manager | project status | Project start date | Project end date | Project description | Parent project identification code
Text column type | Smoothing start date for each resource for each project phase |
Mandatory | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Oui en création | ✅ Oui en création | ✅ Oui en création | ✅ Oui en création | ❌ Non | ✅ Oui en création si projet enfant | ❌ Non |
Rule | • Un code est unique.
• Il ne doit comporter que des chiffres des lettres ou des «- » « _ » « / » | • Un libellé est unique
• Le libellé n’est pas modifiable. | • Saisir le login de l’utilisateur
• Un chef de projet doit être nécessairement un compte utilisateur
• Modifiable si valeur différente | • Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé)
• La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import
• Modifiable si valeur différente | • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente
• Ne peut pas être postérieure à la date de fin
• Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa | • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente
• Ne peut pas être antérieure à la date de début
• Attention au format doit être de type jj/mm/aaaa | • Pas de changement si vide / Modifiable si valeur différente
• Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description)
• Champ de texte libre sans mise en forme | • Code Projet correspondant à un projet déjà créé
• Modifiable si valeur différente (obligation d'ajouter toutes les colonnes précédentes si on veut modifier la description) | • Uniquement si planification progressive des ressources
• Attention le format doit être de type jj/mm/aaaa
• Si pas renseignée :
◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf + en cas de présence de RAFG dans l’onglet ressource, alors la date du jour est appliquée et tous les RAFG sont relissés à partir de la date du jour sur les durées des phases respectives.
◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf + pas de RAFG dans l’onglet ressource, alors la date de début de lissage du RAF est conservée.
◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf + en cas de présence de RAFG dans l’onglet ressource.
◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf + pas de RAFG dans l’onglet ressource, pas de date de début de lissage appliquée au projet et tous les RAFG sont relissés à partir de la date du jour sur les durées des phases respectives.
• Si renseignée :
Cette date est prise en compte uniquement si elle est postérieure ou égale à la date de lissage actuelle
◦ Si le projet a déjà une date de début de lissage du raf alors celle-ci est mise à jour avec la date importée (erreur si la date n’est pas comprise dans celles du projet).
◦ Si le projet n’a pas encore de date de début de lissage du raf, alors cette date devient la date projet de début du lissage du reste à faire. |
Onglet RAT-Rattachement
Règles particulières :
- One line per structure link per project. There may therefore be several lines for a single project.
- structure link values from a line to a project is done either by code or label.
- When importing a project that already exists in the database, all connections are reset. This means that any values modified in the application are erased in favor of those in the import file.
CAS PARTICULIER DU MODE DIFF
Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe DIFF à l’onglet RAT (ex de nommage onglet : RAT_import_DIFF).
En mode DIFF :
- All links are not reset by default. You must explicitly stipulate which links are to be modified when importing.
- If a line specifies only the structure code, all links are deleted (useful for resetting multi-linked hierarchies).
- If a line specifies only the structure code and the level code, all attachments for that level are deleted.
- If a line specifies the structure code, level code and structure value
- Pour le cas des hiérarchies à rattachement simple : la valeur est remplacée par celle de l’import
- Pour le cas des hiérarchies à rattachement multiple : la valeur est ajoutée à celle déjà existante
Column | Code ou Libellé Projet\* | Hiérarchie\* | Niveau\* | Valeur de niveau\* |
Description | Project identification code or project name | Indicates that the project is attached to a given structure . | Permet d’indiquer le niveau le plus bas de rattachement du projet sur une hiérarchie donnée.
Le niveau de rattachement n’est pas nécessairement le niveau le plus bas de hiérarchie. Ex : un projet A peut être rattaché au niveau Pays et un projet B au niveau Ville d’une hiérarchie de type géographique. | Indicates the value to which the project is attached. |
Mandatory | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes |
Rule | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • On saisit soit la valeur de la hiérarchie, soit le code de la hiérarchie | • On saisit soit la valeur soit le code
• Le niveau doit être déclaré comme niveau de rattachement dans l’application | • On saisit soit la valeur soit le code
• La valeur de niveau doit exister dans Project Monitor at time of import |
Onglet EQU-Équipe
Règles particulières :
- One line per user and per project. There can therefore be several lines for a single project.
- structure link values from a line to a project is done either by code or label.
- When importing a project that already exists in the database, all assignments are reset. This means that users who have been modified in the application are erased in favor of those mentioned in the import file.
CAS PARTICULIER DU MODE DIFF
Dans le cas où l’on souhaite utiliser le fichier pour réaliser de mise à jour, on peut appliquer des règles différentes en intégrant le suffixe DIFF à l’onglet EQU (ex de nommage onglet : EQU_import_DIFF).
En mode DIFF :
- All users are not reset by default.
- If a line specifies only the role code, all user attachments are deleted (useful for resetting to zero if necessary).
- If a line specifies the role code and the user code, it is added to the existing ones.
Column | Code ou Libellé Projet\* | role | Name |
Description | Project identification code or project name | Indicates the role you wish to assign to a user | Indicates the user account to be associated with the role. |
Mandatory | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes |
Rule | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • On saisit soit la valeur, soit le code du rôle | • Reprise du login de l’utilisateur |
Onglet ATT-Attribut
Règles particulières :
- One line per attribute and per project. There can therefore be several lines for a single project.
- structure link values from a line to a project is done either by code or label.
- It is not possible to import a technical attribute .
Column | Code ou Libellé Projet\* | attribute | Value | Form |
Description | Project identification code or project name | Indicatesattribute | Indicatesattribute value | Code ou libellé du formulaire
|
Mandatory | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes | ❌ No |
Rule | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • On saisit soit la valeur, soit le code de l’attribut | • Reprise de la valeur saisie.
• ATTENTION au format notamment pour les formats date de respecter le formalisme jj/mm/aaaa
• ATTENTION au format booléen doit respecter Y (yes) ou N (no)
• La valeur peut aussi être une URL | Si le formulaire n’est pas encore ajouté au projet, il est ajouté.
Si le formulaire n’existe pas ou si plusieurs formulaires correspondent au code ou au libellé saisi, l’import sera en erreur
Si le formulaire est déjà associé au projet, aucune action n’est réalisée. |
Onglet PLA-Planning
Règles particulières :
- This tab shows all project phases and milestones.
- Une ligne par objet du planning et par projet.
- structure link values from a line to a project is done either by code or label.
- The presence of the planning tab activates the project planning module.
- When a phase is created, its duration must be greater than or equal to 1 day.
N.B. : Project Monitor does not check dependency links during import
Column | Code ou Libellé Projet\* | Type | Code | Wording | Type | Start date | Estimated start date | End date | Estimated completion date | status | Parent | Date synchronization | Assignment | Dependencies | template |
Description | Project identification code or project name | Type de l’objet planning : JALON ou PHASE | Planning element code | Planning element type code or label | AUTO or MANUAL | User login | Liste des dépendances de l’objet planning séparées par des virgules. | milestone ortemplate phase code | |||||||
Mandatory | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
Rule | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • Utilisé pour repérer l’objet planning pour création ou modification | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
• Si non précisée, prends la date de début | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
• Date cible pour un jalon | • S’il n’y a pas de date précisée et qu’il s’agit d’une modification, la date présente est effacée
• Si non précisée, prends la date de fin
• Date estimée pour un jalon | Saisir la valeur exacte du statut (code ou libellé)
La valeur doit exister dans Project Monitor au moment de l’import
Dans le cadre d’un jalon, valeur possible entre « FAIT » et « A FAIRE » | Code de la phase parente
Le parent de la phase doit être renseigné dans une ligne antérieure à la phase fille. | • Par défaut : AUTO | • Ne change pas l’assigné si rien de précisé | • Ne change pas les dépendances si rien de précisé | • En cas de création d’un élément du planning permet d’ajouter les attributs du gabarit. |
Onglet RES-Ressource
Règles particulières :
- Une ligne par ressource, par phase et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, la ressource est affectée à la phase projet.
- The presence of the resources tab activates this module in the project.
Column | Code ou Libellé Projet\* | Phase code | Resource code | target | remaining work global |
Description | Project identification code or project name | Code or wording of the project phase to which the resource is to be assigned | Platform UP resource code | target value | remaining work value of the resource for the phase |
Mandatory | ✅ Yes | ❌ No | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No |
Rule | • Il est préférable de travailler sur le code projet | • Si précisé, la ressource est affectée à cette phase
• Sinon, utilisation de la phase projet. |
Onglet IND-Indicateur
Il est possible d’importer des valeurs de réalisé pour les indicateurs.
Import completed indicators
Règles particulières :
- N lignes par indicateur et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet.
- The presence of the indicator tab activates this module in the project.
Column | Code ou Libellé Projet\* | Phase code | Type UP/Local | Code indicator | indicator label | Type | category | Distribution code | Reference | target | period | completed |
Description | Project identification code or project name | Code or wording of the project phase in which theindicator is to be used | « UP » s’il s’agit d’un indicateur UP. Sinon, c’est un indicateur local | Code de l’indicateur UP de la plateforme si type « UP » | Libellé de l’indicateur si type « Local » | Genus identification code or genus label | category identification code or category name | LINEAR_DIVISION or MANUAL_DIVISION | Value Reference | target value | Date designating a period for the completed value | Valeur de réalisé |
Mandatory | ✅ Yes | ❌ No | ✅ Yes | ✅ Oui, si UP | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
Rule | • Si précisé, l’indicateur est affecté à cette phase | • Identifie l’indicateur | • Identifie l’indicateur | • Si non précisé, utilise le code répartition de la catégorie | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » |
Onglet IND-Indicateur_PLAN
Il est possible d’importer des valeurs de planifié pour les indicateurs.
Règles particulières :
- N lignes par indicateur et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet.
Column | Code ou Libellé Projet\* | Phase code | Type UP/Local | Code indicator | indicator label | Type | category | Distribution code | Reference | target | period | planned |
Description | Project identification code or project name | Code or wording of the project phase in which theindicator is to be used | « UP » s’il s’agit d’un indicateur UP. Sinon, c’est un indicateur local | Code de l’indicateur UP de la plateforme si type « UP » | Libellé de l’indicateur si type « Local » | Genus identification code or genus label | category identification code or category name | LINEAR_DIVISION or MANUAL_DIVISION | Value Reference | target value | Date designating a period the planned value | Value planned distributed from the period indicated in column K. |
Mandatory | ✅ Yes | ❌ No | ✅ Yes | ✅ Oui, si UP | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ✅ Oui, si local | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
Rule | • Si précisé, l’indicateur est affecté à cette phase | • Identifie l’indicateur | • Identifie l’indicateur | • Si non précisé, utilise le code répartition de la catégorie | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » |
Onglet BUD-Budget
Règles particulières :
- n lignes par budget et par projet.
- Si aucune phase n’est précisée, le budget est affecté à la phase projet.
- The presence of the budget tab activates this module on the project.
Column | Code ou Libellé Projet\* | phase code | budget code | Distribution code | target | planned | period | completed | Invoiced | committed |
Description | Project identification code or project name | Code or wording of the project phase to which the budget is to be allocated | Platform UP label code | REPARTITION_LINEAIRE_JOURS_CALENDAIRES, REPARTITION_LINEAIRE_JOURS_OUVRES, REPARTITION_MANUELLE, REPARTITION_A_LA_FIN, REPARTITION_LINEAIRE_PERIODES_ECHUES, REPARTITION_LINEAIRE_PERIODE_COURANTE | target value | Value planned | Date designating a period for the value completed, Invoiced or committed | Value completed | Mandated value if public budget | Committed value if public budget |
Mandatory | ✅ Yes | ❌ No | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
Rule | • Si précisé, le budget est affecté à cette phase | • Si non précisé, utilise la répartition définie sur la catégorie | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » | • Si non précisé : « 0 » |
Onglet TAC-Tâche
Règles particulières :
- Une ligne par tâche et par projet.
- structure link values from a line to a project is done either by code or label
- Presence of task tab activates project planning module
Column | Project* code | Libelle* | Creation date | deadline | Start date | Scheduled start date | End date | Transmitter | Assigned | Load | task type | Priority | Status | milestone | Message | PJ | Participant |
Description | Project code | task title (Subject) | task creation date | taskdeadline | Started on | Start target | For the | task sender | Assigned | Load (d/h) | task type | task priority | task status | Jalon ou phase du projet | Message from the task | URL link in attachment | login |
Mandatory | ✅ Yes | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No | ✅ Yes | ✅ Yes | ✅ Yes | ❌ No | ❌ No | ❌ No | ❌ No |
Rule | • Si vide = date de l'import | • Si vide = date de l'import | • login de l'utilisateur | • login de l'utilisateur | • Valeur numérique | • Doit exister dans Project Monitor | • Format URL | • Chaque utilisateur séparé par une virgule |