Pour rappel les hiérarchies sont des arborescences qui permettent de classer les projets, les ressources.. Une hiérarchie dispose de plusieurs caractéristiques (rattachement obligatoire, règle de comportement…). Une hiérarchie est composée de niveaux dont on définit le comportement (critère d’analyse, niveau de rattachement…). Chaque niveau comprend des valeurs de niveau disposant des caractéristiques suivantes Code / Libellé / Libellé long / Description / Logo.

Les hiérarchies dans Project Monitor peuvent être créées :

• Directement dans l’application par saisie dans les champs. La saisie se fait soit en mode rapide avec uniquement la saisie du nom soit en mode avancé avec la possibilité de saisir des informations complémentaires. Ce mode de création inclut des fonctions de « cliquer glisser » pour modifier le rattachement d’une valeur.
• À l’aide du mécanisme d’import de fichier.

Illustration des concepts d’une hiérarchie

Create a structure by file

Cliquer sur le menu principal, Admin, section Administration des donnéesthen Import Attributs, risques et hiérarchies

Create structure by importing a file:

• Level labels, codes and descriptions
• Labels, codes and descriptions of level values

Level parameters and additional level features can be adjusted directly via the interface.

Modifying a structure by importing a file allows you to modify the labels and descriptions of the level values.

Code uniqueness is the entry point:

• Reading an existing code: modification if the file contains a different label or description,
• Read a non-existent code: create a new level.

Example:

File contents :

The following lines contain the values for the various levels

• Reading B9: code known -> structure will be modified at this structure value or lower.
• Compare fields and modify if delta
• Reading E9: code known -> structure will be modified at this structure value or lower.
• Reading K9: new code -> this structure value from structure will be added.

If the list of levels does not match the contents of structure : message error

The file structure must be as follows:

• Data must appear on the first tab
• The first line defines the headings for imported or exported information on levels and level values. The labels of these columns must be defined in the labels administration. The default is : VN_Label, VN_Code, VN_Description
• The second line defines level labels, codes and descriptions.
• The following lines define the level value tree
• All parents must be listed for each structure value girl on each line.
• No blank lines

Limitations

The import mechanism does not update structure or structure level codes.

In the example, we cannot create a structure value under "EUROPE" by import.

Advice / Procedure

We advise you to proceed as follows when creating an import:

1. Création dans Project Monitor de la hiérarchie et de ses propriétés
2. Création dans Project Monitor des niveaux et de leurs propriétés
3. Export the structure in Excel® format structure
4. Complete the resulting file with the desired level values
5. Import modified file
6. If necessary, update level value details (code, logo, description)

The parameter import is only available for the creation of parameter. This import has no action code. Consequently, it is not possible to modify or delete measures using this import.

Le fichier en import possède au minimum les 6 colonnes détaillées dans le tableau.

Cliquer sur le menu principal, Admin, section Administration des donnéesthen Import Attributs, risques et hiérarchies

(*): These last 3 columns are repeated as many times as the parameter is attached.

Principle

L’import des utilisateurs n’est disponible que pour de la création des utilisateurs. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

Les 4 premières colonnes sont obligatoires. Les colonnes doivent être ordonnées comme dans le tableau :

In the user import screen

1. Remplir les champs communs à tous les utilisateurs importés.
2. Click on Importer un fichier csv xls ldif en haut à droite
3. Sélectionner le fichier.

The "users being imported" list fills up, and a tooltip details the errors.

4. Click on Save pour déclencher l'import des utilisateurs de la liste.

Possible errors

• This login is already in use
• The login can only contain letters and numbers (including the following characters: '_', '-','.', '@').
• The e-mail must be in the form chaîne@serveur.extension
• Password is mandatory
• Contactez Virage Group pour acquérir des licences supplémentaires

Principle

L’import des attributs n’est disponible que pour de la création des attributs. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des attributs par le biais de cet import.

1. Cliquer sur le menu principal, Admin, section Administration des donnéesthen Import Attributs, risques et hiérarchies :
2. Cliquer sur le bouton Add a file ou glisser déposer le fichier pour charger le fichier contenant les attributs à importer,
3. Cliquer sur le bouton Import pour démarrer l’import.

During import, attributes in error are not imported and an error message appears in the import report.

Possible errors

• One of the mandatory fields not filled in
• Project code with unauthorized characters
• Group or form not created
• List not created for a attribute list
• For a calculated attribute , check theattribute format. Must be numeric.
• If formula with attributes other than accepted format
• Check break on a attribute whose format does not allow it.
• Search criterion checked on a attribute whose format does not allow it.
• Quick search criterion checked on a attribute whose format does not allow it.

List of fields

3.1 Principe de création de projet

Projects can be created either by :

• L’interface de l’application (cas mono projet)
• Un import de fichier Excel (XLS, XLSX) (cas multiprojets)
• Les webservices (cas mono ou multiprojets)

Dans le cas de la création par interface, on crée projet par projet. Les modes opératoires peuvent être :

• Creation from a blank structure
• Duplication d’un projet existant
• Création à partir d’un modèle (ou gabarit) de projet
• MS Project import

Dans le cas d’une création avec Excel® (format .xls), on peut créer de 1 à N projets en un seul import.

Method

Il existe 2 possibilités afin d’importer des projets dans Project Monitor :

• Manual: via the controls at task .
• By webservice in task scheduled: using curl

The use of either method depends essentially on the objective sought and its frequency:

• One-off creation/modification to Manual
• Weekly or daily modifications to cURL / See the webservices memo for this operating mode

L’import manuel se fait par le biais des commandes en tâche de fond disponibles dans le Thème Projets > Setting > Import.

Constraints

Special rules :

• Une ligne par rattachement par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des rattachements est réinitialisé. Cela signifie que les valeurs qui auraient été modifiées dans l’application sont effacées au profit de celles mentionnées dans le fichier d’import.

Column	Description	Rule
Project* code or name	Project identification code or project name	• Obligatoire • Il est préférable de travailler sur le code projet
structure*	Indicates that the project is linked to a specific structure .	• Obligatoire • On saisit soit la valeur de la hiérarchie, soit le code de la hiérarchie
Level	Permet d’indiquer le niveau le plus bas de rattachement du projet sur une hiérarchie donnée. Le niveau de rattachement n’est pas nécessairement le niveau le plus bas de hiérarchie. Ex : un projet A peut être rattaché au niveau Pays et un projet B au niveau Ville d’une hiérarchie de type géographique.	• Obligatoire • On saisit soit la valeur soit le code • Le niveau doit être déclaré comme niveau de rattachement dans l’application
structure value*	Indicates the value to which the project is attached.	• Mandatory • On saisit soit la valeur soit le code • La valeur de niveau doit exister dans Project Monitor au moment de l’import

Special rules :

• Une ligne par utilisateur et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• En cas d’import d’un projet déjà existant en base, l’ensemble des affectations est réinitialisé. Cela signifie que les utilisateurs qui auraient été modifiés dans l’application sont effacés au profit de ceux mentionnés dans le fichier d’import.

SPECIAL CASE OF "DIFF" MODE

If you wish to use the file for updates, you can apply different rules by adding the suffix "DIFF" to the "EQU" tab (e.g. EQU_import_DIFF).

In DIFF mode :

• All users are not reset by default.
• If a line specifies only the role code, all user attachments are deleted (useful for resetting to zero if necessary).
• If a line specifies the role code and the user code, it is added to the existing ones.

Special rules :

• Une ligne par attribut et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• It is not possible to import a technical attribute .

Special rules :

• Dans cet onglet, on indique l’ensemble des phases et des jalons du projet
• Une ligne par objet du planning et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé.
• La présence de l’onglet planning active le module planning sur le projet.
• When creating a phase , its duration must be greater than or equal to 1 day.

*Les valeurs attendues pour le < code type dépendance > sont :

• "FD" corresponds to the "End-Start" type
• "DD" corresponding to the "Start-Start" type
• "FF" corresponds to the "Fin-Fin" type
• "DF" corresponds to the "Start-End" type
• The value of this code is only required if a project code is also entered.
• If no value is entered, the default value is "FD".
• Here are a few examples:

• Voici quelques exemples incorrects :

N.B. : Project Monitor ne contrôle pas lors de l’import le respect des liens de dépendances

Special rules :

• N lignes par indicateur et par projet. Chaque ligne d’indicateur présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet (cas notamment des indicateurs sans phase).
• La présence de l’onglet indicateur active ce module sur le projet.
• If we import the "ACT-" / "IND-" and "IND-PLAN" tabs (in this precise order) then the values in the "reference" and "target final" columns of "IND-" will be overwritten by the values in the "reference" and "target final" columns of "IND-PLAN". Therefore, for the purposes of this import, the "reference" and "target final" columns of "IND-" do not need to be filled in.
• If we import the "ACT-" / "IND-PLAN" and "IND-" tabs (in this precise order) then the values in the "reference" and "target final" columns of "IND-PLAN" will be overwritten by the values in the "reference" and "target final" columns of "IND-". Therefore, for the purposes of this import, the "reference" and "target final" columns of "IND-PLAN" do not need to be filled in.

Special rules :

• N lignes par indicateur et par projet. Chaque ligne d’indicateur présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Si aucune phase n’est précisée, l’indicateur est affecté à la phase projet (cas notamment des indicateurs sans phase).

Special rules :

• n lignes par budget et par projet. Chaque ligne de budget présente le réalisé pour une période donnée. Il peut y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Si aucune phase n’est précisée, le budget est affecté à la phase projet (cas notamment des budgets sans phase).
• La présence de l’onglet budget active ce module sur le projet.

Special rules :

• Dans cet onglet, on indique l’ensemble des tâches du projet
• Une ligne par tâche et par projet. Il peut donc y avoir plusieurs lignes pour un même projet.
• Le rattachement des valeurs d’une ligne à un projet se fait soit par le code ou le libellé
• La présence de l’onglet tâche active le module planning sur le projet

The budget import is only available for creating measures budget. This import has no action code. Consequently, it is not possible to modify or delete measures using this import. The file must contain a header line.

(*): These last 3 columns are repeated as many times as the budget is attached.

L’import des factures fonctionne sur les projets dont le module revenu est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée.

Creation or modification based on the existence of the invoice according to its code.

L’import des devis fonctionne sur les projets dont le module revenu est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée.

Creation or modification based on the existence of the quote according to its code.

L’import ne fonctionne pas en annuleEtRemplace sur les enveloppes : Il faut donner l’ordre DELETE pour effectuer les suppressions d’enveloppes.

As far as envelope budgets are concerned, if budgets are not specified in the import, these budgets are deleted from theenvelope concerned after import: the deletion order only concerns the envelope object.

The cancelAndRemove command concerns the envelope object: there is no destruction ofenvelope without an import request. On the other hand, the data contained in theenvelope not specified by the import is ejected: the cancelAndReplace therefore affects the contents of theenvelope but not the list of envelopes.

Règles d’import

• Manual import mode (default: create)

If financial document doesn't exist,

• It is created automatically
• Assignment to project or phase is automatic on import.
• In the case of importing a distributed financial document ,
• The distribution displayed on financial document is always "manual" even if the distribution mode is different on category budget .

Annule et remplace en mode manuel : il est possible de mettre en place un mode d’import spécifique pour les clients. Ce mode d’import est à préciser dans le fichier de configuration de la base de données. Ce mode d’import « Annule&Remplace » sera valable pour tous les imports de pièces financières (et prend le pas sur une commande CURL).

In this case, all financial documents from the current and previous years are deleted, and replaced by the financial documents in the import file.

Create a customer-specific script

• CURL import mode

Si la commande CURL ne précise rien ; alors le fonctionnement normal d'import s'applique :

• if financial document does not exist, it is created and assigned to phase or to the project.
• if a financial document exists and has the same code, then the data is updated and replaces the previous data.
• if a financial document exists and has the same code, but no data is different, then nothing changes

Order by financial document type code (i.e. representation).

curl -silent -u pribet:pribet --form file=@RealiseComptaRemplace.csv "http://localhost/MonitorMakerWeb/import/SYNCHROFINANCIERE?type=COMPTA"

Si commande curl avec &remplace=true ; alors, on supprime toutes les pièces financières pour les remplacer par celles précisées dans le fichier à importer.

curl -silent -u pribet:pribet --form file=@RealiseComptaRemplace.csv "http://localhost/MonitorMakerWeb/import/SYNCHROFINANCIERE?type=COMPTA&remplace=true"

Deciphering the following example:

• u USER_LOGIN:PASSWORD
• -form file=@LIBELLE_FICHIER_A_IMPORTER

http://URL/ACTION/TYPE_IMPRT?type=CODE_TYPE_PIECE_FINANCIERE&remplace=true"

Items to be modified :

LOGIN_USER:PASSWORD

IMPORT_FILE_NAME

CODE_TYPE_PIECE_FINANCIERE

Add or remove as required: &remplace=true

Date management :

The line date is displayed on monitoring . It is mandatory. It is only taken into account during import if it is the only one entered. This means that the line date of financial document is not filled in.

The financial document line date, on the other hand, controls the period expense allocation. It is also used for updates. However, it does not appear in the list of financial documents (sub-tab monitoring ).

If the customer wishes to display the date of the financial document line, it is necessary to use another optional field not used during import (e.g. description) to display the date of financial document in text format.

Import rule for status projects:

It is not possible to import financial documents when the project status is closed. A functional error appears in the import report (except for retroactive entry: for a period prior to the period closing date). Reminder: a project is automatically closed if it has a "Completed" meta status and if its end date has passed.

Import rule for distributed forecast representations :

Since version v6.2.1.3, it is now possible to define the amount "to be distributed" of a financial document type " forecast total distributed 1/2/3", simply by indicating the representation codeforecast total undistributed "REP_PREVISIONNEL_1", "REP_PREVISIONNEL_2" or "REP_PREVISIONNEL_3". The line date is ignored when this type of representation is indicated.

Import rule according to status

Les différentes valeurs de statut : PF_STATUT_OUVERT, PF_STATUT_VALIDE*

• If modified: if PF validated, it is not modified
• If cancel and replace: if PF has status validated, then it is not cancelled.

The PF_STATUT_VALID value is used to "lock" financial document, which can then no longer be modified.

* PF_STATUT_VALIDE correspond à une pièce financière dont le statut (la valeur de liste) a pour méta-statut "validé".

If a parameter has not been assigned within the project and is present in the import file, the assignment is made automatically. If representation values (e.g. target) are not specified in the import file, the default value is "0" (zero).

L’import ne fonctionne pas en annuleEtRemplace : Il faut donner l’ordre DELETE pour effectuer les suppressions d’affectations des budgets aux phases.

Le fichier en import possède au minimum les 18 colonnes détaillées sur la page suivante.

If during import the line does not have the same distribution as that specified by the import, an error is output and the line is ignored by the import.

Cases of error :

• IF: the plan budget does not have an assigned parameter budget and we enter the code budget A in the import file.
• THEN the following error message message is displayed: The amounts are integrated into the budget A code in the project application.
• IF: the plan budget has a parameter budget assigned A and we enter the code budget B in the import file.
• THEN the following error message message is displayed: The plan budget does not contain the budget code: B - ERROR
• IF: the plan budget has an assigned parameter budget A and we enter the code budget B in the import file and the parameter budget B is not assigned to the project.
• THEN the following error message message is displayed: No budget assigned to the project. Resource code read: B, phase : _PROJET_ - ERROR

L’import des ressources n’est disponible que pour de la création de ressource. Cet import ne dispose pas de code action. Par conséquent, il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des mesures par le biais de cet import.

(*): These last 3 columns are repeated as many times as the resource is attached.

L’import de la saisie d’activité fonctionne sur les projets dont le module ressource est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée. Il faut aussi que les ressources soient présentes dans le projet. Le projet doit aussi être commencé.

Finally, for the import to work, you need :

• Go to the parameter resource structure Structures de mesure
• Vérifier que la valeur du champ is timesheet by the day

L’import de reste à faire fonctionne sur les projets dont le module ressource est activé. Si celui-ci n’est pas activé sur le projet en cours d’import, une erreur est remontée. Il faut aussi que les ressources soient présentes dans le projet. Le projet doit aussi être commencé.