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1. Purpose of the document

Ce document a pour but d’expliquer la création de fiche bureautique dans Project Monitor.

Les fiches bureautiques sont des documents de synthèse sur un projet, une phase ou un jalon. Elles peuvent être par la suite ouvertes et modifiées dans un logiciel de traitement de texte (Word, Libre Office, OpenOffice…).

Les fiches bureautiques sont générées à partir d’un gabarit, ou d’un modèle de fiche, créé par l’utilisateur ou par Virage Group lors du paramétrage. Ces fiches déterminent la mise en forme de la fiche ainsi que les différents éléments qui la composent (attributs, rattachement…).

The objectives of document are as follows:

• présenter la création d’un modèle de fiche bureautique;
• présenter le paramétrage d’une vue Fiche de synthèse de type bureautique;
• proposer de bonnes pratiques.

2. Pré-requis

La fiche bureautique permet de remonter la plupart des éléments qui caractérisent un projet, une phase ou un jalon.

Pour réaliser le modèle, il faut impérativement que les attributs, les hiérarchies, les phases et les jalons créés dans Project Monitor disposent d’un code.

3. Creation of an office file template

Depending on the office software, templates can be created to automatically generate project sheets. These sheets use the same composition elements and call up the same fields and codes.

The layout of the template differs, however. Word uses merge fields, while PowerPoint only needs to insert the codes to be called up in its content. Images are handled differently too.

3.1 Word template

3.1.1 Format of the document

The template can be created in Libre Office Writer, OpenOffice Writer or Microsoft Word.

Il doit être enregistré au format .docx.

3.1.2 Creating text merge fields

The office project sheet can only be edited in Word (not in Libre Office).

Pour que le modèle remonte des éléments de Project Monitor, il faut créer des champs de fusion dans le document.

Exemple : Pour remonter le libellé de mon projet dans ma fiche bureautique, je dois insérer dans mon document un champ de fusion qui ira chercher le libellé du projet (voir la liste des codes pour les différents éléments dans le tableau ci-dessous).

Un champ de fusion est toujours précédé d’un symbole $.

Pour créer mon champ de fusion, j’appuie sur Ctrl + F9.

J’effectue ensuite un clic droit sur mon champ et je clique sur Modification du champ :

J’ouvre ainsi une fenêtre Field. Dans la colonne de gauche, je sélectionne ChampFusion puis dans Propriétés du champ, j’entre le code de mon champ dans le nom du champ. Puis je clique sur OK.

3.1.3 Inserting an image

Il est possible de créer un lien qui récupère le logo du projet et le met sur la fiche DOCX.

To do this, first add an image to document.

3.1.3.1 In Microsoft Word

3.1.3.1.1 Une image d’un attribut image

1. Je clique sur Insertion > Images et je choisis l’image à insérer.
2. Je clique sur l’image, je me rends dans l’onglet Insertion de Word et je clique sur Signet.

La fenêtre Signet s’ouvre.

3. J’entre le nom de mon signet, puis je clique sur Add. Mémo Fiches Office - 3.3 Liste des champs et codes correspondants
🚨
Attention : ne pas mettre de $ devant le nom du signet.

3.1.3.1.2 A attribute list icon

1. Insérer une image.
2. Sur cette image, insérer un signet.

La fenêtre Signet s’ouvre.

3. J’entre le nom de mon signet Mémo Fiches Office - 3.3 Liste des champs et codes correspondants
🚨

Attention : ne pas mettre de $ devant le nom du signet.

2 ways to add this icon :

Le nom du signet peut être ATTRIBUT_CODEATTRIBUT s'il n'y a pas de champ de fusion avec le même code, i.e. pas de champs de fusion $ATTRIBUT_CODEATTRIBUT

Le nom du signet peut être ATTRIBUT_IMG_CODEATTRIBUT dans tous les cas

Le nom du signet DOIT être ATTRIBUT_IMG_CODEATTRIBUT s'il y a un champ de fusion avec le même code i.e. $ATTRIBUT_CODEATTRIBUT (sinon seul le champ de fusion est remplacé et pas l'image)

4. Je clique sur Add.

3.1.3.1.3 A indicator color of a theme

1. Insérer une image dans le modèle, qui sera remplacée par l’indicateur de couleur.
2. Sur cette image, insérer un signet.

La fenêtre « Signet » s’ouvre.

3. J’entre le nom de mon signet.
4. Je clique sur Add.

Le nom du signet doit suivre les codes ci-dessous selon l’indicateur à faire remonter :

• COCKPIT_ICONE_PLANNING
• COCKPIT_ICONE_BUDGET
• COCKPIT_ICONE_RESSOURCE
• COCKPIT_ICONE_TACHE
• COCKPIT_ICONE_RISQUE
• COCKPIT_ICONE_INDICATOR
• COCKPIT_ICONE_REVENU

Onlyindicator is not concerned, as it has no relevance.

3.1.3.1.4 The Gantt :

1. Je clique sur Insertion > Images
2. Je choisis l’image à insérer.
3. Une fois l’image insérée, je clique sur l’image, je me rends dans l’onglet Insertion de Word et je clique sur Signet.

La fenêtre Signet s’ouvre.

4. J’entre le nom du signet PROP_GANTT, puis je clique sur Add.

🚩

Note: The generated Gantt takes up all the space of the dimensioned image in the office file. If it's illegible, it's because the dimensions are not initially adapted in the template.

3.1.3.2 On LibreOffice Writer or OpenOffice Writer

1. Dans la barre de menu, je clique sur Insertion > Image > A partir d’un fichier.
2. Je choisis l’image à insérer.
3. Une fois l’image ajoutée, je fais un clic droit sur l’image et je clique sur Image

Le menu Image s’ouvre.

4. Je clique sur l’onglet Options.
5. Dans le champ Name de l’image, j’entre le code de mon logo. Mémo Fiches Office - 3.3 Liste des champs et codes correspondants.
6. Je clique sur OK.

3.1.4 Inserting a table

For some elements, you'll want to display a list of values of variable size. For example, I'd like to display a list of indicator labels linked to a project.

Pour cela, j’utilise un code de ce type : LIST_INDICATORS.LABEL. On peut décomposer ce code en deux parties :

1. $LISTE_INDICATEURS : la première partie m’indique quel est le type d’élément je souhaite remonter. Ici je souhaite remonter un élément de type liste d’indicateur.
2. LIBELLE : la deuxième partie m’indique l’élément que je souhaite remonter. Ici je souhaite remonter le libellé de mon indicateur.

Visit . entre INDACTEURS and LIBELLE m’indique que je souhaite avoir la liste des libellés des indicateurs. En insérant cette valeur dans une ligne de tableau, lors de la publication de la fiche bureautique, une ligne sera créée pour chaque indicateur.

Pareillement, le code $LISTE_INDICATEURS.CODE me renverra la liste des codes des indicateurs, le code $LISTE_BUDGETS.REP_TARGET me renverra la liste des cibles des budgets etc… (Mémo Fiches Office - 3.3 Liste des champs et codes correspondants.

This document will give me the following result:

If I want to have in the same table the label, the target and the completed of the indicators, I enter on the same line and in a different column the merge fields concerning the three elements as below:

For example, this template sends me the following form:

3.1.5 Level cards phase / milestone

In the phase / milestone level files, information can be displayed for phase / milestone, in the same way as for projects.

Par exemple, un champ de fusion avec pour code $PROP_LIBELLE renverra le libellé de la phase sur une fiche de phase, et le libellé du projet sur une fiche projet. Il s’agit toujours du libellé de l’objet concerné.

Il est également possible d’afficher des informations projets dans la fiche de phase, en préfixant les codes des champs de fusion de PROJET_.

Par exemple, dans une fiche de phase, si on veut remonter le libellé de la phase et le libellé du projet, il suffit de mettre les champs de fusion suivants :

• Libellé du projet : $PROJET_PROP_LIBELLE
• Libellé de la phase : $PROP_LIBELLE

This applies to all fields: you can therefore display project properties, attributes, budgets, risks, etc. in a phase level sheet.

3.2 PowerPoint template

3.2.1 Format of the document

The template can be created in PowerPoint.

Il doit être enregistré au format .pptx.

3.2.2 How it works

Les codes sont les mêmes que pour la fiche .docx.

Créer le modèle de fiche projet en insérant des zones de texte pour mettre les libellés des champs fixes et des zones de texte en intégrant les codes des champs, précédés d’un $. Le tableau est très pratique.

3.2.2.1 For a text field

Si un champ texte doit être remonté dans une fiche projet PowerPoint, il faut précéder celui-ci par $.

3.2.2.2 For an image

Pour faire remonter une image dans une fiche projet PowerPoint, la correspondance est faite grâce au code du champ à faire remonter, qui doit être positionné dans la description de l’image de PowerPoint (voir la capture d’écran du modèle de fiche).

Insérer les images et intégrant les codes correspondant dans la zone Description. Lors de la génération de la fiche projet, l’image sera remplacée par celle du projet, ayant le même code.

3.2.2.2.1 To bring up a property image

3.2.2.2.2 To bring up an image of type attribute

Le code de l’attribut image est ILLUSTATION. Le fonctionnement respecte celui prévu pour les attributs. Il faut donc insérer ATTRIBUT avant le code de l’attribut. Donc : ATTRIBUT_ILLUSTATION dans le cas présent. Le point d’interrogation sera remplacé par l’image présente dans le projet lors de la génération de la fiche projet.

3.2.2.2.3 To move an icon up attribute list

Le code de l’attribut est ATTRIBUT_METEO_PROJET. Le fonctionnement respecte celui prévu pour les attributs. Il faut donc insérer ATTRIBUT avant le code de l’attribut. Donc : ATTRIBUT_ATTRIBUT_METEO_PROJET dans le cas présent.

The green frog in the model will be replaced by the weather icon entered in the project.

🚩

Les images présentes dans le modèle de fiche projet, amenées à être remplacées lors de la génération de la fiche projet par les vraies valeurs ne doivent pas avoir le même nom.

3.2.2.2.4 To raise theindicator color of a theme

Insert an image in the template, which will be replaced by theindicator color of the theme when the office form is generated.

Après un clic droit sur l’image, choisir Format de l’image / Texte de remplacement et dans la description indiquer le code du cockpit à faire remonter :

• COCKPIT_ICONE_PLANNING
• COCKPIT_ICONE_BUDGET
• COCKPIT_ICONE_RESSOURCE
• COCKPIT_ICONE_TACHE
• COCKPIT_ICONE_RISQUE
• COCKPIT_ICONE_INDICATOR
• COCKPIT_ICONE_REVENU

Onlyindicator is not concerned, as it has no relevance.

3.2.2.2.5 Bringing up a Gantt chart image :

Insérer une image puis faire un clic droit et cliquer sur Modifier le texte de remplacement. Dans la zone de description, saisir le code PROP_GANTT.

3.2.3 Limitation

Il existe une limitation à l'implémentation de la librairie xdocreport pour PowerPoint. Cela implique que le libellé d’un échange ne se trouve pas en face du message liée à celle-ci contrairement à la représentation dans la fiche Word.

3.3 List of fields and corresponding codes

The following fields and codes apply to the creation of Word and PowerPoint project sheet templates.

3.3.1 Note on the previous version

La V5.4.3 de Project Monitor intègre les groupes de champs suivants en plus des champs de la V5.4.1 :

• Tasks filtered by type
• Project information in phase sheets / milestone

3.3.2 List of fields

The table below lists the codes to be entered for the merge fields.

3.3.3 Single cockpits

3.3.3.1 Cockpit simple Budget / Resources / indicator

Simple cockpits can be inserted. They correspond to the information contained in the coloredindicator at the top of the project.

Pour les budgets, les ressources et les Indicateurs, il est nécessaire d’identifier la nature du cockpit (budget / ressource / indicateur), la catégorie à prendre en compte et ensuite la représentation souhaitée (REP_CIBLE, REP_RAF…).

Consolidation by type of cockpit

Il est possible de filtrer les cockpits simples par genre (ex : GENRE_INTERNE). Toutes les représentations peuvent être filtrées.

Consolidation by analytical axis of cockpit

Pour les budgets, il est possible de filtrer les cockpits simples par axe analytique (ex : AXE_SERVICE_DSI). Toutes les représentations peuvent être filtrées.

3.3.3.2 Single cockpits Planning

Simple planning cockpits can be inserted. They correspond to the information contained in the coloredindicator at the top of the project.

4. Create a view summary sheet file (docx or pptx)

1. Click on Administration > Paramétrage des modèles > Vues > summary sheet or summary sheet phase / milestone.
2. Dans le bloc Génération de la fiche, cocher Fiche DOCX et ajouter le modèle en cliquant sur l’icône Modifier le fichier.
3. Pour pouvoir générer aussi le Gantt, cocher Génération d’un Gantt.
4. Enregistrer la vue.

On publie la fiche de la même façon qu’une fiche classique, en passant par le menu contextuel du projet. Une fenêtre pop-up apparaît vous demandant d’enregistrer la fiche.

5. List of common errors

6. Template sheets

Click to download sample templates: Word project sheet, phase Word project sheet and Powerpoint project sheet